Offerte maken in 7 stappen

1. Begrijp de vraag

Ga bij grotere klussen langs of bel even. Vraag wat je klant precies wil, wat het budget is en wanneer het klaar moet zijn. Noteer het: dit komt straks terug in je begeleidende brief en je projectgegevens.

2. Je gegevens en die van je klant

Zet bovenaan je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-id, en de naam en het adres van je klant. Geef de offerte een eigen nummer en een datum, zodat jij en je klant er later makkelijk naar kunnen verwijzen.

3. Het werk in onderdelen

Deel het werk op met kopjes, en zet per regel het aantal, de eenheid en de prijs. Een tekstregel onder een onderdeel legt uit wat er precies bij zit. Hoe concreter, hoe minder vragen en discussie achteraf.

4. Prijs en btw

Reken per regel het juiste btw-tarief en laat de totalen per tarief zien. Werk je voor particulieren, dan toon je de prijzen inclusief btw. Wil je geen prijs per regel laten zien, dan kan dat met alleen de eindbedragen. Lees meer in de gids btw op je offerte.

5. Afspraken op papier

Hoe lang is de offerte geldig? Wanneer begin je, en hoe lang duurt het? Hoe betaalt je klant: in één keer of in termijnen? Hoe ga je om met meerwerk? Zet het erin, en stuur je algemene voorwaarden mee als bijlage.

6. Een korte brief en versturen

Een begeleidende brief van een paar zinnen maakt je offerte persoonlijk: bedank voor de aanvraag, vat het voorstel samen en nodig uit om te bellen. Verstuur de offerte snel, zolang je klant er nog mee bezig is.

7. Opvolgen en akkoord

Bel na een paar dagen even na. Met online akkoord klikt je klant op Akkoord geven en krijg jij een mail. Daarna maak je met één klik de factuur, of per termijn een factuur.

Dit is algemene uitleg, geen juridisch of fiscaal advies. Regels kunnen veranderen. Kijk bij twijfel op belastingdienst.nl, consuwijzer.nl (ACM) of vraag je boekhouder.